Dịch vụ tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TpHCM
Sự kiện (event) được hiểu là các hoạt động có chủ đích của con người diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp nào đó nhằm tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia mà đơn vị hướng đến.
Sự kiện có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ, có sức ảnh hưởng được truyền thông cũng như cộng đồng quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các hoạt động, sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống hàng ngày và các phong tục như: đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến thương mại, tài chính và marketing: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…
Tổ chức sự kiện/event là buổi lễ, chương trình tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức như hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, xã hội, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng đón nhận và hưởng ứng.
Trong quá trình tổ chức sự kiện/event, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các bước tổ chức giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khởi đầu từ việc hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.
Tổ chức sự kiện bao gồm các lĩnh vực như:
Business events: Các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, khai trương, hội nghị, hội thảo, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Exhibition events: Các sự kiện hội chợ, triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội
Concert events/live perfomance: Các sự kiện hòa nhạc, biểu diễn trực tiếp, đêm nhạc hòa tấu,…
Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh
Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị, bán hàng,…
Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
Social and cultural events: Các sự kiện liên quan đến văn hoá, xã hội
Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Tiến hành nghiên cứu và nắm rõ các thông tin cần thiết về sự kiện bạn sẽ tổ chức trước khi đi vào lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết. Để biết chính xác phải làm gì, cho dù trong loại hình sự kiện nào thì bạn cũng phải xác định thật kỹ những nội dung sau:
Chủ đề của chương trình sự kiện/event
Mục tiêu tổ chức sự kiện/event
Đối tượng khách mời
Số lượng khách tham dự sự kiện/event
Thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện
Ngân sách dự kiến
Đặc điểm và sự khác biệt sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn so với đối thủ hiện có.
Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ là bước quan trọng tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Ý tưởng sự kiện không chỉ phù hợp với chủ đề, mục tiêu, đối tượng tham dự mà còn phải toát lên sự sáng tạo, độc đáo nhằm tạo dấu ấn với khách tham dự.
Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện/event chuyên nghiệp thì ý tưởng hay sẽ tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Bên cạnh một ý tưởng hấp dẫn và khác biệt kết hợp với sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức thì chắc chắn sẽ mang lại thành công cho chương trình.
Sau khi sáng tạo xong ý tưởng, điều cần làm tiếp theo chính là bạn cần phải cụ thể hóa ý tưởng đó bằng cách thực hiện:
Xác định chủ đề (concept) chương trình sẽ tổ chức
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện/event
Xác định thời gian sự kiện diễn ra
Thiết kế hình ảnh chương trình
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết (các công việc cụ thể và thời gian thực hiện).
Khi đã xác định và giải quyết được tất cả các vấn đề này, bạn cần phác thảo chi phí riêng cho mỗi hạng mục để hoạch định ngân sách chi tiết nhất.
Để cụ thể hóa quy trình tổ chức event một cách hoàn hảo và chi tiết nhất, bạn cần xác định được:
Nhân sự sự kiện: trách nhiệm, nhiệm vụ của từng bộ phận thực hiện chương trình
Thiết bị sự kiện: liệt kê các thiết bị cần thiết và tìm đơn vị cung cấp thiết bị
Ngân sách dự kiến và dự trù phát sinh chi phí
Phân tích và đưa ra các phương án dự phòng để giải quyết nếu rủi ro xảy ra.
Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các thiết bị sự kiện (loa, âm thanh, ánh sáng), thiết kế - in ấn (in backdrop, banner, standee), nhân sự (thuê MC, PG, ban nhạc, ca sĩ, nhóm múa),… phục vụ cho sự kiện. Các công việc này thường được thực hiện trong vòng 2 tuần và bạn cần tập trung và tính toán cẩn thận. Ngoài ra, bạn hãy chú ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để kiểm soát và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.
Công đoạn dàn dựng sự kiện cần được chuẩn bị và thực hiện tỉ mỉ trước khi event diễn ra 2 ngày. Bạn cần xây dựng một bản checklist hoàn chỉnh gồm các công việc cần thiết để theo dõi tiến độ thực hiện, điều này giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.
“Chạy” chương trình
Khi tất cả các công việc đã được chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng triển khai, bạn cần có mặt để điều phối, giám sát nhân sự và kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.
Hoàn tất sự kiện và nghiệm thu
Ngay sau khi sự kiện kết thúc, các thiết bị sự kiện sẽ được kiểm tra và sắp xếp vận chuyển về kho. Mọi người tập trung dọn dẹp và vệ sinh sạch sẽ địa điểm tổ chức sự kiện. Sau đó tiến hành thanh lý hợp đồng cho các nhà cung cấp.
Việc quan trọng không thể bỏ qua trong quy trình tổ chức event chuyên nghiệp đó là các bộ phận cần:
Chọn lọc hình ảnh sự kiện
Viết báo cáo chi tiết hoạt động của các khâu tổ chức sự kiện
Họp và chia sẻ, rút kinh nghiệm cho các sự kiện sắp tới
Thống kê tất cả các chi phí thực hiện, phát sinh cụ thể
Báo cáo tổng kết chi phí, giá trị, lợi nhuận thu được từ chương trình.
Tóm lại, một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp muốn tạo nên một chương trình thành công cần có một quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo sự chỉn chu và bài bản. Hy vọng bài viết của chúng tôi đã giúp bạn hình dung được các thông tin về tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước cơ bản sẽ giúp bạn tạo dựng nên một chương trình sự kiện hoàn hảo với chi phí hợp lý nhất.
